PROGRAMA DE INDUCCIÓN Departamento Administrativo
de la FUNCIÓN PÚBLICA
Logros:
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Sistematización de la correspondencia a través del Sistema Orfeo.
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Implementación de mejoras funcionales al Sistema ORFEO que permiten un mayor control por parte de las áreas – Semáforo
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Adecuación del área física del Archivo Central
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Fortalecimiento de conocimiento de gestión documental a los responsables de los archivos de gestión, capacitación anual (Enlace Documental)
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Digitalización de documentos con valor histórico Decretos y Resoluciones de 1959 a 1979, total 154 carpetas, 38.000 documentos
GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Servidor público, desde el Grupo de Gestión Documental le damos la más cordial bienvenida a la Función Pública, la entidad del Gobierno Nacional que consolida una gestión pública efectiva al servicio de la ciudadanía, aumenta la confianza en el Estado y fortalece las instituciones nacionales.
Conozca usted a continuación, lo que hace mi equipo de trabajo, labor que enaltece el servicio público.
Es el responsable de establecer los lineamientos para la administración y organización de la documentación producida y recibida en Función Pública con el fin de facilitar su utilización y conservación.
Se cuenta con los siguientes sistemas de Información:
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Orfeo: Sistema de Gestión Documental, el cual se registran las peticiones que ingresan a Función Pública por los diferentes canales. (correo electrónico, personal, mensajería, PQRs y fax), el cual fue implementado en el 2010.
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OpenKM: Gestor documental en cual se administran los documentos que se generan de forma electrónica.
Gestión documental es proceso transversal por lo cual es importante conocer los procedimientos asociados:
1 – Correspondencia Externa Recibida y Enviada
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Orfeo es el único medio para la recepción y respuesta de peticiones
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Como canales de envío de respuesta se tiene: personal, correo electrónico, servicio de mensajería
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Orfeo cuenta con un semáforo implementado en septiembre de 2013, el cual permite controlar el vencimiento de términos de las peticiones.
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En Orfeo se puede generar reportes para realizar el seguimiento al vencimiento de términos y el estado actual de las peticiones.
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Importante realizar la lectura de los siguientes documentos: procedimiento de Correspondencia Externa Recibida y Enviada y Guía para la Elaboración y/o Actualización de Documentos
2 – Administración de Archivos
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Es responsabilidad de cada uno de los servidores de Función Pública velar por la conservación de los archivos.
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Se garantiza el cumplimiento normativo de la Ley 594 de 2000, el Acuerdo 042 de 2002 y demás directrices del Archivo General de la Nación.
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Anualmente se debe realizar la transferencia documental al Archivo Central de Función Pública ubicado en el piso 3.
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El Grupo de Gestión Documental realiza el acompañamiento a las diferentes áreas, para cumplir con la organización de los archivos de gestión
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La consultas de los archivos debe restar relacionada en el Formato de Consulta y Préstamo de documentos y/o registros.
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Importante realizar la lectura de los siguientes documentos: procedimiento de administración de archivos y Guía para la organización de Archivos de Gestión y Transferencias Documentales.
Director de Gestión del Conocimiento:
Diego Alejandro Beltrán Ogilvie Browne
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES Y ELECTRÓNICOS
El objetivo de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, de tal forma que la información institucional sea recuperable y sirva de apoyo para la prestación de los servicios, la atención de los grupos de valor y soporte de la toma de decisiones de manera eficiente, además de servir como fuente de investigación y cultura; el propósito de los presentes lineamientos es dar pautas a los servidores del Departamento Administrativo de la Función Pública, sobre la manera precisa, secuencial y uniforme en la cual se deben organizar, administrar y almacenar los Archivos de Gestión de documentos digitales y electrónicos producidos o recibidos por las dependencias
Documentos digitales
Documentos electrónicos
Son aquellos que se producen en soporte físico y son escaneados por medios fotoeléctricos.
Hacen referencia a los expedientes producidos o recibidos electrónicamente durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, manteniendo el orden dado desde su origen.
Organización, administración y almacenamiento
El Grupo de Gestión Documental será el encargado de crear y actualizar esta estructura para cada dependencia.
La estructura para nombrar el archivo en el servidor de archivos de información compartida “Yaksa” debe ser marcada bajo la fecha de la creación del documento, seguido del nombre general y reemplazando los espacios por raya al piso “_”.
Para el caso de los documentos que hacen referencia a una versión deben conservar la misma marcación, pero al final debe contener el número de la versión.
Para determinar si un documento debe tener versionamientos, es importante tener en cuenta los términos relacionados a continuación.
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Registro: Acto por el que se atribuye a un documento de archivo un identificador único al introducirlo en un sistema. Información creada, recibida y mantenida como evidencia y como un activo por parte de una organización o persona, en cumplimiento de obligaciones legales o en las operaciones del negocio.
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Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado
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Versión: Modo que tiene cada uno de referir un mismo suceso.
Recomendaciones
